Rules & Statutes

The rules and Statutes of the StudSec in digital, indexable format.

Statutes

Statutes

Statuten - Dutch

Artikel 1. Naam en statutaire zetel

  1. De studentenvereniging draagt de naam StudSec, hierna te noemen "StudSec" en "vereniging".
  2. Zij heeft haar zetel in de gemeente Amsterdam.

Artikel 2. Doel

  1. StudSec heeft als doel geïnteresseerde studenten wegwijs te maken in de wereld van cyberbeveiliging en hen een gemeenschap te bieden waar ze kunnen socialiseren, netwerken en hun vaardigheden kunnen ontwikkelen, alsmede de bevordering van de onderlinge kennismaking, omgang en ontwikkeling van haar leden, en mogelijkheden tot ontspanning in verenigingsverband te bieden aan haar leden, een en ander in de ruimste zin van het woord.
  2. StudSec tracht dit doel te bereiken door: a. het houden van vergaderingen;
    b. het organiseren van activiteiten, bijeenkomsten en dergelijke, die tot doel hebben de ontwikkeling en/of samenwerking van haar leden te bevorderen;
    c. het oprichten en stimuleren van onderverenigingen en/of commissies, die tot doel hebben de ontwikkeling en/of samenwerking van haar leden op een bijzonder gebied te bevorderen;
    d. een daartoe aan StudSec ter beschikking gesteld pand of ruimte te gebruiken of doen gebruiken ten behoeve van het onder a, b en c vermelde, alsmede voor het bieden van de mogelijkheid voor de leden om elkaar te treffen;
    e. het contact te bevorderen van de leden met andere verenigingen, alsmede instanties en personen in de maatschappij, waarmee tot het bereiken van het in artikel 2.1 genoemde doel kan worden samengewerkt;
    f. alle andere tot het in artikel 2.1 genoemde doel reikende wettige en geoorloofde middelen.

Artikel 3. Duur

  1. De vereniging is aangegaan voor onbepaalde tijd.
  2. Het verenigingsjaar en het boekjaar van StudSec vallen samen en lopen van één mei van een kalenderjaar tot en met dertig april van het daaropvolgende kalenderjaar.

Artikel 4. Lidmaatschap: gewone leden, ereleden, leden van verdienste, reünisten, donateurs en kandidaatsleden

  1. De vereniging kent gewone leden, ereleden, leden van verdienste, reünisten, donateurs en kandidaatsleden.
  2. Gewone leden zijn zij die als zodanig zijn toegelaten overeenkomstig de inhoud van artikel 5.
  3. Ereleden en leden van verdienste worden op voorstel van het bestuur door de algemene vergadering benoemd.
  4. Reünisten zijn voormalige leden, die na verloop van het lidmaatschap aanvraag kunnen doen om als zodanig te worden aangemerkt.
  5. Donateurs zijn jaarlijks een minimale geldelijke donatie verschuldigd die in het huishoudelijk reglement nader wordt bepaald. Zij ontvangen de jaarverslagen van de vereniging.
  6. Kandidaatsleden zijn zij die streven lid te worden van de vereniging.
  7. Het lidmaatschap is persoonlijk en mitsdien niet overdraagbaar.

Artikel 5. Lidmaatschap: toelating

  1. Als gewoon lid worden alle studenten toegelaten die zich voor het betreffende studiejaar hebben ingeschreven aan een universitaire of hbo-opleiding. Leden dienen minstens de leeftijd van achttien jaar te hebben op één september van het kalenderjaar waarin zij lid worden.
  2. Het bestuur beslist over de toelating van studenten die niet onder de categorie van lid 1 vallen.
  3. Indien de aanmelding wordt afgewezen wordt daarvan aan de aanmelder schriftelijk mededeling gedaan met vermelding van de reden(en) van de afwijzing. Ingeval van niet-toelating door het bestuur kan de algemene vergadering alsnog tot toelating besluiten.
  4. Gewone leden en ereleden hebben een voorrangsrecht op het bijwonen van door de vereniging georganiseerde bijeenkomsten.

Artikel 6. Lidmaatschap: schorsing

  1. Het bestuur is bevoegd een lid te schorsen.
  2. Gedurende de periode dat een lid is geschorst, kunnen de aan het lidmaatschap verbonden rechten niet worden uitgeoefend.
  3. Het geschorste lid kan in beroep gaan tegen de schorsing bij de algemene vergadering, tijdens dit beroep blijft de schorsing van kracht.

Artikel 7. Einde van het lidmaatschap

  1. Het lidmaatschap eindigt: a. door het overlijden van het lid;
    b. door opzegging door het lid;
    c. door opzegging namens de vereniging;
    d. door ontzetting.
  2. Opzegging van het lidmaatschap door het lid kan slechts geschieden door een schriftelijke kennisgeving, die voor het einde van het verenigingsjaar in het bezit van de secretaris moet zijn. Deze is verplicht de ontvangst binnen veertien dagen schriftelijk te bevestigen. Indien een opzegging niet tijdig heeft plaatsgevonden, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende verenigingsjaar, tenzij het bestuur anders besluit.
  3. Opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging kan tegen het einde van het lopende verenigingsjaar geschieden door het bestuur met inachtneming van een opzeggingstermijn van tenminste vier weken, wanneer het lid op de StudSec niet ten volle aan zijn of haar verplichtingen jegens de vereniging heeft voldaan, alsmede wanneer het lid heeft opgehouden te voldoen aan de vereisten welke te eniger tijd door de statuten aan het lidmaatschap gesteld mochten worden. De opzegging door het bestuur kan onmiddellijke beëindiging van het lidmaatschap tot gevolg hebben, wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap voort te laten duren. De opzegging geschiedt steeds schriftelijk met opgave van reden(en). Het bestuur behoudt het recht om namens de vereniging een lid volgens de hierboven omschreven procedure uit te schrijven dat reeds een jaar of langer niet meer als hoofd-of bijvakstudent staat ingeschreven voor een universitaire of hbo-opleiding.
  4. Ontzetting uit het lidmaatschap kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. De ontzetting geschiedt door het bestuur, dat het lid ten spoedigste van het besluit, met opgave van reden(en), in kennis stelt. De betrokkene is bevoegd binnen een maand na ontvangst van de kennisneming in beroep te gaan bij de algemene vergadering. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst. Het besluit der algemene vergadering tot ontzetting zal moeten worden genomen met een normale stemming.
  5. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar ongeacht de reden of oorzaak, eindigt, blijft desondanks de eventuele jaarlijkse bijdrage voor het geheel door het lid verschuldigd, tenzij het bestuur anders besluit.
  6. In afwijking van het bepaalde in de eerste volzin van artikel 2:36 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek kan een lid zich door opzegging van zijn of haar lidmaatschap niet onttrekken aan een besluit krachtens hetwelk de verplichtingen van geldelijke aard van de leden worden bezwaard, behoudens uiteraard het in lid 2 van dit artikel bepaalde.

Artikel 8. Bestuur: samenstelling

  1. Het bestuur bestaat uit ten minste drie (3) personen.
  2. Indien het aantal bestuursleden onder drie (3) is gedaald, blijft het bestuur bevoegd. Het bestuur is echter verplicht om binnen een termijn van twintig (20) werkdagen een algemene vergadering te beleggen, waarin de voorziening aan de orde komt in de open plaats of de open plaatsen.
  3. Het bestuur wordt uit en door de leden gekozen voor de periode van één (1) verenigingsjaar, met inachtneming van de bepalingen door het huishoudelijk reglement op te stellen.
  4. Elk jaar wordt er een jaarvergadering gehouden, waarin het bestuur verslag uitbrengt over de werkzaamheden in het afgelopen jaar, waarvan afschrift in het archief van de vereniging wordt gedeponeerd. In deze vergadering wordt na goedkeuring door de jaarvergadering het zittende bestuur gedéchargeerd en het nieuwe bestuur geïnstalleerd.
  5. De wijze van voordracht van het bestuur staat vermeld in het huishoudelijk reglement.
  6. De voordracht van het bestuur wordt bij de oproeping voor de algemene vergadering meegedeeld.
  7. Indien het voorgestelde bestuur door de algemene vergadering wordt afgewezen door middel van een formele stemming volgen er twee (2) rondes van dertig (30) minuten waarin de algemene vergadering ter plekke een nieuw bestuur kan vormen en voordragen. Een voordracht wordt aangenomen door middel van een stemming.
  8. Indien beide ronden van bestuursvorming niet leiden tot instemming, organiseert het bestuur een uitzonderlijke algemene vergadering binnen twintig (20) werkdagen. Zes (6) dagen voor deze uitzonderlijke algemene vergadering kunnen zich kandidaat-besturen van minimaal drie (3) personen aanmelden bij het bestuur. Tijdens deze uitzonderlijke algemene vergadering wordt er gestemd over de besturen.
  9. Vergaderingen van het bestuur kunnen worden gehouden door het bijeenkomen van bestuurders of door middel van telefoongesprekken, "video conference" of via andere communicatiemiddelen, waarbij alle deelnemende bestuurders in staat zijn gelijktijdig met elkaar te communiceren. Deelname aan één op een dezer wijzen gehouden vergadering geldt als het ter vergadering aanwezig zijn.
  10. Een bestuurder kan zich ter vergadering door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op overlegging van een schriftelijke, ter beoordeling van de voorzitter van de vergadering voldoende, volmacht. Een bestuurder kan daarbij slechts voor één andere bestuurder als gevolmachtigde optreden.
  11. Een bestuurder neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming binnen het bestuur over een onderwerp waarbij hij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging en de met haar verbonden organisatie. Het besluit wordt in dat geval genomen door de overige bestuurders. In geval van een tegenstrijdig belang als bedoeld in de vorige volzin jegens alle bestuursleden of de enige bestuurder wordt het besluit genomen door de algemene vergadering.
  12. In geval van ontstentenis of belet van een bestuurder zijn de andere bestuurders of is de andere bestuurder tijdelijk met het bestuur van StudSec belast. In geval van ontstentenis of belet van alle bestuurders of van de enige bestuurder is de persoon die daartoe door de algemene vergadering wordt benoemd tijdelijk met het bestuur van StudSec belast. Van belet is onder meer sprake: a. in geval van schorsing van een bestuurder;
    b. in geval van ondercuratelestelling van een bestuurder;
    c. indien een bestuurder, niet zijnde de enige bestuurder, een tegenstrijdig belang heeft als bedoeld in artikel 8.11, en wel voor de duur van de desbetreffende beraadslaging en besluitvorming.

Artikel 9. Bestuur: bestuursfuncties

  1. Het bestuur wijst uit zijn midden in ieder geval een voorzitter (chair), een secretaris (secretary) en een penningmeester (treasurer) aan. Het kan voor elk hunner uit zijn midden een vervanger aanwijzen.
  2. Bij huishoudelijk reglement kunnen nadere regelingen aangaande de vergaderingen van, en de besluitvorming door, het bestuur worden gegeven.

Artikel 10. Bestuur: taak, bevoegdheden en vertegenwoordiging

  1. Behoudens de beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met besturen van de vereniging.
  2. Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies die door het bestuur zijn benoemd.
  3. Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt.
  4. De vereniging wordt vertegenwoordigd door het bestuur. Voorts kan de vereniging worden vertegenwoordigd door twee bestuurders gezamenlijk.
  5. Het bestuur kan besluiten tot het verlenen van volmacht aan één of meer bestuurders alsook aan derden, om de vereniging binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen. Het bestuur kan voorts besluiten aan gevolmachtigden een titel te verlenen.
  6. Het bestuur kan van het toekennen van doorlopende vertegenwoordigingsbevoegdheid opgave doen bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Artikel 11. Bestuur: einde bestuurslidmaatschap

  1. Elke bestuurder, ook wanneer hij voor een bepaalde tijd is benoemd, kan te allen tijde door de algemene vergadering worden geschorst door middel van een formele stemming en een deugdelijke onderbouwing van de voorgestelde schorsing. Een schorsing die niet binnen drie (3) maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag, eindigt door het verloop van die termijn.
  2. Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts: a. door het eindigen van het lidmaatschap van de vereniging;
    b. door schriftelijk bedanken;
    c. door verlies van het vrije beheer over het eigen vermogen;
    d. door het verstrijken van de tijd waarvoor de bestuurder is benoemd;
    e. door een door de algemene vergadering bij formele stemming ingestemde motie van wantrouwen; een motie van wantrouwen kan te allen tijde worden ingediend door de leden mits deze ondersteund wordt door minimaal dertig procent (30%) van het aantal gewone leden berekend en door het bestuur vastgesteld per de datum van de algemene vergadering.

Artikel 12. Algemene vergadering

  1. Aan de algemene vergadering komen alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen.

  2. Jaarlijks, binnen drie maanden na afloop van het verenigingsjaar, wordt een algemene vergadering - de jaarvergadering - gehouden. In de jaarvergadering komen onder meer aan de orde: a. de voorlopige rekening en verantwoording, bedoeld in artikel 17 met het verslag en het advies van de in artikel 17 bedoelde commissie;
    b. voorziening in eventuele vacatures;
    c. voorstellen van het bestuur of de leden, aangekondigd bij de oproeping voor de vergadering.

  3. Andere algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls als het bestuur dit wenselijk acht.

Artikel 13. Algemene vergadering: bijeenroeping

  1. De algemene vergadering wordt bijeengeroepen door het bestuur.
  2. De oproeping van de algemene vergadering geschiedt door schriftelijk bericht aan de adressen van de leden en ten minste tien (10) werkdagen voor de algemene vergadering.
  3. Bij de oproeping van de algemene vergadering worden de te behandelen onderwerpen vermeld.
  4. Op schriftelijk verzoek van ten minste vijfentwintig procent (25%) van het aantal leden dat bevoegd is tot het uitbrengen van een stem is het bestuur verder verplicht tot het bijeenroepen van een algemene vergadering op een termijn van niet langer dan twintig (20) werkdagen. Indien aan het verzoek binnen tien (10) dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan overeenkomstig lid 2 en lid 3 van dit artikel.
  5. Leden hebben het recht onderwerpen aan de algemene vergadering voor te leggen onder de volgende voorwaarden: a. het onderwerp is minimaal zes (6) dagen voor de algemene vergadering toegestuurd aan het bestuur, en
    b. bijgevoegd aan het onderwerp zit een toelichting.

Artikel 14. Algemene vergadering: toegang en stemrecht

  1. Toegang tot de algemene vergadering hebben alle leden van de vereniging, ereleden en alle donateurs. Geen toegang hebben geschorste leden en geschorste bestuursleden. Geschorste leden en geschorste bestuursleden kunnen door het bestuur toegang verleend worden tot de algemene vergadering met betrekking tot een specifiek agendapunt.
  2. Over toelating van anderen dan in lid 1 bedoelde personen beslist het bestuur.
  3. Alle gewone leden van de vereniging die niet geschorst zijn, hebben één (1) stem.
  4. Elk gewoon lid is bevoegd zijn stem te doen uitbrengen door een schriftelijk daartoe gemachtigd ander lid. Dit is alleen mogelijk op een vóór de algemene vergadering bekendgemaakt agendapunt. Elk lid kan slechts voor twee (2) volmachtgevers een stem uitbrengen.
  5. Leden van verdienste, (aankomend) kandidaatsleden, reünisten, donateurs en ereleden hebben geen stemrecht.

Artikel 15. Algemene vergadering: besluitvorming

  1. De algemene vergadering kent twee stemsystemen: a. voor zover de statuten of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten van de algemene vergadering genomen met een volstrekte meerderheid van meer dan vijftig procent (50%) van de uitgebrachte stemmen. Het besluit is alleen geldig als minimaal dertig procent (30%) van het aantal gewone leden een stem heeft uitgebracht;
    b. indien de statuten of het huishoudelijk reglement verwijst naar een “formele stemming” wordt het besluit door de algemene vergadering genomen met een meerderheid van twee derden van de stemmen die voor of tegen het voorstel zijn uitgebracht. Het besluit is alleen geldig indien minimaal vijfendertig procent (35%) van de leden aanwezig is of vertegenwoordigd.

  2. Indien bij een verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats. Vanaf de tweede herstemming wordt telkens gestemd tussen die personen op wie bij de voorafgaande stemming is gestemd, met uitzondering van de persoon op wie bij de voorafgaande stemming het minste aantal stemmen is uitgebracht.

  3. Hebben meerdere personen het minste aantal stemmen, dan beslist het lot op wie van die personen bij de nieuwe stemming geen stemmen meer kunnen worden uitgebracht.

  4. In het geval dat bij een stemming tussen twee personen de stemmen na twee (2) stemrondes nog steeds staken, beslist het lot wie van beiden is gekozen.

  5. Alle stemmingen geschieden non-verbaal door het wel of niet opsteken van een hand in de lucht of door de rug te keren (onthouding), tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één der stemgerechtigden zulks vóór de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. Een besluit wordt bekrachtigd door de voorzitter.

  6. Alle stemmingen betreffende personen geschieden schriftelijk.

Artikel 16. Geldmiddelen

  1. De geldmiddelen der vereniging bestaan uit de contributies van de daartoe verplichte leden, uit jaarlijkse subsidies vanuit opleidingsinstellingen en overheidsinstellingen, uit entreegelden voor zover geheven, uit eventuele verkrijging ingevolge erfstellingen, legaten en schenkingen, en ten slotte uit eventuele andere toevallige baten.
  2. Alle leden en reünisten zijn verplicht de bij huishoudelijk reglement vastgestelde contributie tijdig te voldoen. Alle inningskosten bij wanbetaling zijn voor rekening van het debiteurslid, volgens regels te stellen bij huishoudelijk reglement.
  3. Een hoofdelijke omslag kan van de leden volgens besluit van de algemene vergadering met ten minste twee derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen alleen worden geheven voor bepaalde aangewezen doeleinden en alleen in uiterste noodzaak. Deze hoofdelijke omslag is invorderbaar op een door het bestuur te stellen datum. Ieder die lid is op de dag waarop tot het heffen van een hoofdelijke omslag door de algemene vergadering wordt besloten, is verplicht het vastgestelde bedrag te betalen.
  4. Boetes worden opgelegd op een wijze te bepalen bij huishoudelijk reglement.

Artikel 17. Jaarverslag, rekening en verantwoording

  1. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekeningen te houden dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
  2. Zodra mogelijk na de aanvaarding van de functie van penningmeester, dient de penningmeester, na overleg met de financiële commissie, bij de algemene vergadering de begroting in ter goedkeuring. Op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, legt het bestuur, onder overlegging van de nodige bescheiden, verantwoording af over zijn in het afgelopen boekjaar gevoerde bestuur. De verantwoording dient vergezeld te zijn van het verslag van de financiële commissie.

Artikel 18. Commissies

  1. Het bestuur kan één of meerdere commissies instellen en opheffen.
  2. Het bestuur stelt de taak en de bevoegdheden van de commissies vast.
  3. De leden van de commissies worden benoemd en ontslagen door het bestuur, al dan niet uit zijn midden.
  4. De commissies zijn verplicht verantwoording af te leggen aan het bestuur van de vereniging. Iedere zal toegewezen worden aan en begeleid door een lid van het bestuur.
  5. Voor iedere commissie kan door het bestuur een verantwoordelijke worden aangesteld uit zijn midden, die toeziet op het functioneren ervan.

Artikel 19. Financiële commissie

  1. Het bestuur moet een financiële commissie ter benoeming uit en door de leden aan de algemene vergadering voordragen.
  2. De financiële commissie is verantwoording schuldig aan de algemene vergadering.
  3. Het bestuur kan besluiten van de financiële commissie, welke het strijdig acht met het belang van StudSec vernietigen, behoudens beroep op de eerstvolgende algemene vergadering na de mededeling van de vernietiging van het besluit aan de financiële commissie. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep blijft het besluit vernietigd. De uitspraak van de algemene vergadering is bindend.
  4. Het bestuur kan verder, buiten de in artikel 19 lid 1 genoemde financiële commissie, andere commissies of personen belasten met een speciale taak, waarvoor het bestuur ten volle aansprakelijk blijft. Alle door het bestuur benoemde commissies en functionarissen zijn gebonden aan de aanwijzingen van het bestuur en aan het bestuur verantwoording verschuldigd. Zij dienen te worden geïnstalleerd door het bestuur op een in het huishoudelijk reglement te bepalen wijze.
  5. De in artikel 19 lid 1 bedoelde commissie kan worden verplicht bij haar aftreden verslag te doen van hun werkzaamheden aan de algemene vergadering waarvan de notulen betreffende dit verslag in het archief van StudSec wordt bewaard.

Artikel 20. Onderverenigingen

  1. Er kunnen in StudSec onderverenigingen worden opgericht, bestaande uit leden van StudSec, welke ten doel hebben in de geest van StudSec de ontwikkeling en samenwerking van haar leden op een bepaald gebied te bevorderen.
  2. Officieel erkend is een ondervereniging pas als haar bij notariële akte verleden statuten door de algemene vergadering van StudSec zijn goedgekeurd. Het verzoek tot goedkeuring dient door bemiddeling van het bestuur van StudSec te worden gedaan. Deze statuten mogen niet strijdig zijn met de statuten en huishoudelijk reglement van StudSec.
  3. Een ondervereniging houdt op officieel erkend te zijn:
    a. als de algemene vergadering van StudSec de erkenning heeft ingetrokken; en
    b. wanneer de ondervereniging de wens hiertoe schriftelijk te kennen geeft aan de secretaris van het bestuur.
  4. Aan het hoofd van een ondervereniging staat een bestuur, door en uit de leden van de ondervereniging gekozen, dat ten aanzien van zaken aangaande StudSec verantwoording verschuldigd is aan het bestuur van StudSec.
  5. In de statuten van een erkende ondervereniging dient te zijn bepaald, dat het bestuur van StudSec het recht heeft de besluiten van het bestuur en van de ledenvergadering van de ondervereniging te vernietigen, welke het bestuur van StudSec in strijd acht met het belang van StudSec.
  6. Het bestuur respectievelijk de ledenvergadering kan binnen twee maal vierentwintig uur na de mededeling van de vernietiging van het besluit aan het bestuur respectievelijk de ledenvergadering van de ondervereniging in beroep gaan bij de algemene vergadering van StudSec. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep blijft het besluit vernietigd. De uitspraak van de algemene vergadering van StudSec is voor alle betrokkenen bindend.
  7. StudSec is voor het nakomen van en het zich houden aan verbintenissen, aangegaan door officieel erkende onderverenigingen, niet aansprakelijk, behoudens haar aansprakelijkheid volgens de wet.

Artikel 21. Reglementen

  1. StudSec heeft een huishoudelijk reglement.
  2. Bij een huishoudelijk reglement kan al datgene geregeld worden, waarvan een nadere regeling gewenst wordt geacht. Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten, die in strijd zijn met de wet of de statuten.
  3. Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door de algemene vergadering, met dien verstande dat de eerste versie van het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld door het bestuur. Het in artikel 23 bepaalde omtrent statutenwijziging is van overeenkomstige toepassing op het vaststellen en wijzigen van een reglement.
  4. Een besluit tot het vaststellen en wijzigen van een reglement komt tot stand aan de hand van een formele stemming.
  5. De vereniging kan een reünistenreglement hebben, dat niets mag bevatten in strijd met de statuten, wordt door de algemene vergadering vastgesteld en gewijzigd. Het bepaalt nader de rechten en plichten aangaande de reünisten en alles wat de huishouding van het reünistlidmaatschap van StudSec raakt.

Artikel 22. Rechtspraak

  1. Het bestuur als rechtsprekend orgaan in eerste aanleg spreekt recht bij inbreuken op het algemeen belang van StudSec, volgens regels te stellen bij huishoudelijk reglement.
  2. Belanghebbenden kunnen binnen twee maal vierentwintig uur na de openbare uitspraak in beroep gaan bij een door de algemene vergadering benoemd rechtsprekend orgaan, bestaande uit drie (3) tot maximaal vijf (5) leden in hoogste aanleg middels een schriftelijk gemotiveerde aanvraag.
  3. De algemene vergadering kan als belanghebbende in beroep gaan bij het door de algemene vergadering benoemd rechtsprekend orgaan, tijdens de eerstvolgende algemene vergadering na de mededeling van de beslissing van het bestuur als rechtsprekend orgaan in eerste aanleg middels een schriftelijk gemotiveerde aanvraag. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep blijft de beslissing van het bestuur van kracht. De uitspraak van het door de algemene vergadering benoemd rechtsprekend orgaan als rechtsprekend orgaan in hoogste aanleg is bindend.

Artikel 23. Statutenwijziging

  1. Wijziging van deze statuten geschiedt op voorstel van het bestuur of van ten minste vijfentwintig procent (25%) van het aantal gewone leden, afgerond op een lid naar boven.
  2. Zij kan alleen plaatshebben op een algemene vergadering met twee derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen, samen vormend ten minste de helft van het aantal leden. Indien niet het vereiste aantal leden aanwezig is, kan ten minste twee dagen later op overeenkomstige wijze een tweede vergadering worden belegd, waarin het voorstel tot wijziging der statuten met twee derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen dient te worden aangenomen.
  3. De voorgestelde wijzigingen moeten ten minste zeven dagen tevoren schriftelijk bekend zijn gemaakt. De wijzigingen treden niet in werking, dan nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Tot het doen verlijden van de akte is het bestuur bevoegd.

Artikel 24. Ontbinding

  1. De vereniging kan alleen worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering.
  2. Het bepaalde in artikel 23 lid 1 en 3, behoudens de tweede zin van artikel 23 lid 3, is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van een voorstel tot ontbinding van StudSec. Zij kan alleen plaatshebben op een algemene vergadering met twee derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen, samen vormend ten minste tachtig procent (80%) van het aantal leden. In geval van ontbinding bepaalt het bestuur na voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering de bestemming van het eventuele batig saldo en wel zoveel mogelijk in overeenstemming met het doel van StudSec.
  3. Het batig saldo na vereffening vervalt aan degenen die ten tijde van het besluit van ontbinding lid waren. Ieder van hen ontvangt een gelijk deel. Bij het besluit tot ontbinding kan echter ook een andere bestemming aan het batig saldo worden gegeven.

Artikel 25. Slotbepalingen

  1. Aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen.
  2. Onder schriftelijk wordt verstaan een middels enig gangbaar communicatiemiddel, daaronder begrepen elektronisch, aan een ander gerichte verklaring of verzoek.
Statutes

Statutes - English

The law binding version of the statutes is the Dutch version. This can only be used as an aid.

Article 1. Name and Registered Office

  1. The student association bears the name StudSec, hereinafter referred to as "StudSec" and "association."
  2. It has its registered office in the municipality of Amsterdam.

Article 2. Purpose

  1. StudSec aims to guide interested students in the world of cybersecurity and to provide them with a community where they can socialize, network, and develop their skills, as well as promote mutual acquaintance, interaction, and development among its members, and to provide opportunities for relaxation in association form to its members, all in the widest sense of the word.
  2. StudSec seeks to achieve this purpose by:
    a. holding meetings;
    b. organizing activities, gatherings, and such, aimed at promoting the development and/or collaboration of its members;
    c. establishing and encouraging sub-associations and/or committees, aimed at promoting the development and/or collaboration of its members in a specific area;
    d. using or allowing the use of premises or spaces made available to StudSec for the purposes mentioned under a, b, and c, as well as providing the opportunity for members to meet;
    e. promoting contact among members with other associations, as well as institutions and individuals in society, with whom cooperation towards achieving the goal mentioned in Article 2.1 can be established;
    f. all other legal and permissible means related to the goal mentioned in Article 2.1.

Article 3. Duration

  1. The association is established for an indefinite period.
  2. The association year and the financial year of StudSec coincide and run from May 1 of a calendar year to April 30 of the following calendar year.

Article 4. Membership: Ordinary Members, Honorary Members, Extraordinary Members, Reunionists, Donors, and Candidate Members

  1. The association recognizes Ordinary Members, Honorary Members, Extraordinary Members, Reunionists, Donors, and Candidate Members
  2. Ordinary members are those who have been admitted as such in accordance with the provisions of Article 5.
  3. Honorary members and distinguished members are appointed by the general assembly on the proposal of the board.
  4. Reunionists are former members who can apply to be recognized as such after the expiration of their membership.
  5. Donors are required to make a minimum annual financial contribution, which is determined in further detail in the house rules. They receive the annual reports of the association.
  6. Candidate members are those who aspire to become members of the association.
  7. Membership is personal and therefore non-transferable.

Article 5. Membership: Admission

  1. All students enrolled for the relevant academic year in a university or higher professional education (hbo) program are eligible for ordinary membership. Members must be at least eighteen years old on September 1 of the calendar year in which they become members.
  2. The board decides on the admission of students who do not fall under the category of paragraph 1.
  3. If the application is rejected, the applicant will be informed in writing along with the reason(s) for rejection. In case of denial by the board, the general assembly can still decide to admit the applicant.
  4. Ordinary members and honorary members have a preferential right to attend meetings organized by the association.

Article 6. Membership: Suspension

  1. The board is authorized to suspend a member.
  2. During the period a member is suspended, the rights associated with the membership cannot be exercised.
  3. The suspended member can appeal the suspension to the general assembly; during this appeal, the suspension remains in effect.

Article 7. Termination of Membership

  1. Membership ends:
    a. by the death of the member;
    b. by resignation by the member;
    c. by resignation on behalf of the association;
    d. by expulsion.
  2. Resignation from membership by the member can only occur through a written notification, which must be in the possession of the secretary before the end of the association year. The secretary is obliged to confirm receipt in writing within fourteen days. If resignation does not occur in time, membership continues until the end of the next association year, unless the board decides otherwise.
  3. Resignation from membership on behalf of the association can occur at the end of the current association year by the board, observing a notice period of at least four weeks, when the member has not fully complied with his or her obligations towards the association, as well as when the member has ceased to meet the requirements imposed on membership by the statutes at any time. The resignation by the board can have immediate termination of membership as a consequence when it cannot reasonably be required of the association to allow the membership to continue. The resignation must always be in writing with reasons provided. The board retains the right to expel a member who has not been enrolled for a year or longer in a university or higher professional education (hbo) program according to the above procedure.
  4. Expulsion from membership can only be pronounced when a member acts in violation of the statutes, regulations, or decisions of the association or unjustly harms the association. The expulsion is pronounced by the board, which must promptly notify the member of the decision, providing reasons. The concerned member has the right to appeal within a month after receiving the notification to the general assembly. During the appeal period and pending the appeal, the member is suspended. The decision of the general assembly to expel must be made by a normal vote.
  5. When membership ends during an association year regardless of the reason or cause, any annual dues owed by the member remain due in full, unless the board decides otherwise.
  6. Contrary to the provision in the first sentence of Article 2:36 paragraph 3 of the Dutch Civil Code, a member cannot evade a decision under which the monetary obligations of the members are burdened by resigning their membership, except as stipulated in paragraph 2 of this article.

Article 8. Board: Composition

  1. The board consists of at least three (3) persons.
  2. If the number of board members falls below three (3), the board remains authorized. However, the board is obligated to convene a general assembly within twenty (20) working days, in which the provision will be addressed regarding the vacant position or positions.
  3. The board is elected by and from the members for a term of one (1) association year, in accordance with the provisions established by the house rules.
  4. Each year, a year meeting is held in which the board reports on its activities over the past year, of which a copy is deposited in the association's archive. In this meeting, after approval by the year meeting, the sitting board will be discharged and the new board will be installed.
  5. The method of nomination for the board is specified in the house rules.
  6. The nomination of the board will be communicated at the call for the general assembly.
  7. If the proposed board is rejected by the general assembly through a formal vote, there will be two (2) rounds of thirty (30) minutes during which the general assembly can form and propose a new board on the spot. A nomination is adopted through voting.
  8. If neither round of board formation leads to agreement, the board will organize an extraordinary general assembly within twenty (20) working days. Six (6) days before this extraordinary general assembly, candidate boards of at least three (3) persons can register with the board. During this extraordinary general assembly, a vote will be held over the boards.
  9. Meetings of the board can be held by gathering of the board members or via telephone conversations, video conferencing, or other means of communication, where all participating board members can communicate with each other simultaneously. Participation in one of these meetings is considered to be presence at the meeting.
  10. A board member can be represented at the meeting by another board member by submitting a written power of attorney, which must be satisfactory to the chair of the meeting. A board member can only act as a proxy for one other board member.
  11. A board member does not participate in deliberation and decision-making within the board on a subject where he has a direct or indirect personal interest that conflicts with the interests of the association and the organization connected with it. The decision will then be made by the other board members. In case of a conflicting interest as mentioned in the previous sentence regarding all board members or the only board member, the decision is made by the general assembly.
  12. In case of absence or impediment of a board member, the other board members or the other board member will temporarily be entrusted with the management of StudSec. In case of absence or impediment of all board members or the only board member, the person appointed by the general assembly will temporarily manage StudSec. Absence includes: a. in case of suspension of a board member;
    b. in case of guardianship of a board member;
    c. if a board member, not being the only board member, has a conflicting interest as referred to in Article 8.11, for the duration of the relevant deliberation and decision-making process.

Article 9. Board: Board Functions

  1. The board shall appoint from its members at least a chair, a secretary, and a treasurer. It may also appoint representatives for each of them from its members.
  2. Further provisions concerning the meetings of, and the decision-making by, the board may be outlined in the house rules.

Article 10. Board: Tasks, Powers, and Representation

  1. Subject to the limitations according to the statutes, the board is responsible for managing the association.
  2. The board is authorized to delegate certain aspects of its tasks to committees appointed by the board, under its responsibility.
  3. The board is authorized to decide to enter into agreements for the acquisition, alienation, and encumbrance of registered property, and to enter into agreements whereby the association binds itself as a guarantor or joint debtor, acts to secure a third party or takes measures to guarantee the debt of another.
  4. The association is represented by the board. Additionally, the association can also be represented by two board members jointly.
  5. The board may decide to grant powers of attorney to one or more board members as well as to third parties, to represent the association within the limits of that power of attorney. The board may also decide to confer a title upon those authorized.
  6. The board can report the granting of continuous representation authority to the trade registry of the Chamber of Commerce.

Article 11. Board: End of Board Membership

  1. Any board member, even if appointed for a specific period, can be suspended at any time by the general assembly through a formal vote and valid justification for the proposed suspension. A suspension not followed by a decision for dismissal within three (3) months ends with the expiration of that period.
  2. The board membership also ends: a. by termination of membership in the association;
    b. by resignation in writing;
    c. by losing free management over one's own assets;
    d. through the passage of the term for which the board member was appointed;
    e. by a motion of no confidence endorsed by the general assembly through formal vote; a motion of no confidence can be filed at any time by the members as long as it is supported by at least thirty percent (30%) of the number of ordinary members calculated and established by the board as of the date of the general assembly.

Article 12. General Assembly

  1. All powers are vested in the general assembly that are not assigned by law or the statutes to the board.

  2. Annually, within three months after the end of the association year, a general assembly - the year assembly - shall be held. The following matters shall be addressed at the year assembly: a. the preliminary account and accountability referred to in Article 17, along with the report and advice of the committee referred to in Article 17;
    b. provisions for any vacancies;
    c. proposals from the board or members, announced at the call for the meeting.

  3. Other general assemblies are held as often as the board deems necessary.

Article 13. General Assembly: Summoning

  1. The general assembly is summoned by the board.
  2. The convening of the general assembly takes place through written notification to the addresses of the members at least ten (10) working days before the general assembly.
  3. The agenda items are listed in the notification of the general assembly.
  4. Upon written request from at least twenty-five percent (25%) of the number of members entitled to vote, the board is further obliged to convene a general assembly within a period of no longer than twenty (20) working days. If the request is not complied with within ten (10) days, the requesters can proceed to summon the assembly themselves in accordance with paragraph 2 and paragraph 3 of this article.
  5. Members have the right to present items to the general assembly under the following conditions: a. the item is sent to the board at least six (6) days before the general assembly, and
    b. a clarification is attached to the item.

Article 14. General Assembly: Access and Voting Rights

  1. All members of the association, honorary members, and all donors have access to the general assembly. Suspended members and suspended board members do not have access. Suspended members and suspended board members may be granted access to the general assembly by the board regarding a specific agenda item.
  2. The board decides on the admission of persons other than those mentioned in paragraph 1.
  3. All ordinary members of the association who are not suspended have one (1) vote.
  4. Each ordinary member is authorized to cast their vote through another member who has been specifically authorized in writing. This is only possible for an agenda item that has been announced prior to the general assembly. Each member may cast a vote for only two (2) proxies.
  5. Distinguished members, (upcoming) candidate members, alumni, donors, and honorary members do not have voting rights.

Article 15. General Assembly: Decision-Making

  1. The general assembly has two voting systems: a. unless the statutes or the law provide otherwise, all decisions of the general assembly are made with a simple majority of more than fifty percent (50%) of the votes cast. A decision is only valid if at least thirty percent (30%) of the number of ordinary members has cast a vote;
    b. if the statutes or the house rules refer to a "formal vote," a decision of the general assembly will be made with a two-thirds majority of the votes cast for or against the proposal. The decision is only valid if at least thirty-five percent (35%) of the members are present or represented.

  2. If no candidate achieves the simple majority in an election for persons, a second vote will take place. From the second re-vote, voting will continue only among those persons who received votes in the previous vote, with the exception of the person who received the fewest votes in that previous vote.

  3. If multiple persons receive the fewest votes, a draw will determine which of those persons will no longer be eligible for votes in the new voting.

  4. If, in the case of a vote between two persons, the votes are still tied after two (2) rounds of voting, a draw will decide which of the two is elected.

  5. All votes are cast non-verbally by raising a hand in the air or turning back (abstaining), unless the chair wishes a written vote or one of the entitled voters demands so prior to voting. Written voting takes place by unsigned, closed ballots. A decision is validated by the chair.

  6. All votes concerning persons will be carried out in writing.

Article 16. Financial Resources

  1. The financial resources of the association consist of contributions from mandatory members, annual subsidies from educational institutions and government institutions, entrance fees where applicable, any acquisitions made by inheritance, legacies, and donations, and finally any other incidental earnings.
  2. All members and alumni are required to pay the dues as established by the house rules in a timely manner. All collection costs from non-payment are the responsibility of the debtor member, according to rules established by house rules.
  3. A personal levy can only be imposed on the members by decision of the general assembly with at least two-thirds of the valid votes cast for specified purposes and only in urgent necessity. This personal levy is payable on a date set by the board. Anyone who is a member on the day the general assembly decides to impose a personal levy is obliged to pay the established amount.
  4. Penalties are imposed in a manner to be determined by house rules.

Article 17. Annual Report, Accounts, and Responsibility

  1. The board is required to keep such records of the financial situation of the association that its rights and obligations can be known at any time.
  2. As soon as possible after accepting the position of treasurer, the treasurer, in consultation with the financial committee, must submit the budget for approval at the general assembly. At a general assembly within six months after the end of the financial year, unless this term is extended by the general assembly, the board shall account for its management in the past financial year, submitting the necessary documents. The accountability must be accompanied by the report of the financial committee.

Article 18. Committees

  1. The board may establish and abolish one or more committees.
  2. The board determines the tasks and powers of the committees.
  3. The members of the committees are appointed and dismissed by the board, whether from its own ranks or not.
  4. The committees are required to account to the board of the association. Each will be assigned and supervised by a member of the board.
  5. For each committee, a responsible member may be appointed from the board to oversee its functioning.

Article 19. Financial Committee

  1. The board must propose a financial committee composed of members to the general assembly for appointment.
  2. The financial committee is accountable to the general assembly.
  3. The board may annul decisions of the financial committee that it deems contrary to the interest of StudSec, unless an appeal is made at the first forthcoming general assembly after the decision of annulment is communicated to the financial committee. During the appeal period and pending the appeal, the decision remains annulled. The ruling of the general assembly is binding.
  4. The board may further assign additional committees or individuals with a special task outside of the financial committee mentioned in Article 19, for which the board remains fully liable. All committees and officials appointed by the board are bound by the instructions of the board and owe accountability to it. They must be installed by the board in a manner to be determined in the house rules.
  5. The committee referred to in Article 19 paragraph 1 may be required to report on its activities to the general assembly at the time of its resignation, and the minutes regarding this report shall be preserved in the archive of StudSec.

Article 20. Sub-Associations

  1. Sub-associations consisting of members of StudSec may be established to promote the development and collaboration of its members in a specific area in accordance with the spirit of StudSec.
  2. A sub-association is officially recognized only if its statutes, executed by notarial act, have been approved by the general assembly of StudSec. The request for approval must be made through the mediation of the board of StudSec. These statutes may not conflict with the statutes and house rules of StudSec.
  3. A sub-association ceases to be officially recognized: a. on the withdrawal of recognition by the general assembly of StudSec; and
    b. when the sub-association explicitly communicates this wish in writing to the secretary of the board.
  4. At the head of a sub-association is a board, elected by and from the members of the sub-association, which is accountable to the board of StudSec regarding matters pertaining to StudSec.
  5. The statutes of an acknowledged sub-association must stipulate that the board of StudSec has the right to annul the decisions of the board and member assembly of the sub-association, which the StudSec board deems contrary to the interest of StudSec.
  6. The board or the member assembly can appeal within two times twenty-four hours after the notification of annulment of the decision to the general assembly of StudSec. During the appeal period and pending the appeal, the decision remains annulled. The ruling of the general assembly of StudSec is binding for all parties involved.
  7. StudSec is not liable for the fulfillment of commitments made by officially recognized sub-associations, except for its liability under the law.

Article 21. Regulations

  1. StudSec has house rules.
  2. A house regulation may address anything it considers necessary to regulate further. The house regulation may not contain provisions that conflict with the law or statutes.
  3. The house regulation is established and modified by the general assembly, provided that the first version of the house regulations is set by the board. The terms of Article 23 regarding the amendment of statutes apply correspondingly to the establishment and amendment of a regulation.
  4. A decision to establish and amend a regulation is made through a formal vote.
  5. The association may have a regulation for alumni, which may not contain provisions conflicting with the statutes, established and modified by the general assembly. It further specifies the rights and obligations of alumni and everything concerning the management of alumni membership of StudSec.

Article 22. Jurisprudence

  1. The board, as a judicial body in the first instance, adjudicates breaches of the general interest of StudSec, according to rules established in the house rules.
  2. Concerned parties may appeal within two times twenty-four hours after public announcement to a judicial body appointed by the general assembly, consisting of three (3) to a maximum of five (5) members in the highest instance by means of a written motivated request.
  3. The general assembly can also appeal as an interested party to the judicial body appointed by the general assembly during the next general assembly after the decision of the board in its capacity as the judicial body in the first instance, by means of a written motivated request. During the appeal period and pending the appeal, the decision of the board remains in force. The ruling of the judicial body appointed by the general assembly as the highest judicial body is binding.

Article 23. Amendment of Statutes

  1. Amendments to these statutes may be made at the proposal of the board or by at least twenty-five percent (25%) of the number of ordinary members, rounded up to the next whole number.
  2. Such amendment can only take place at a general assembly with a two-thirds majority of valid votes cast, totaling at least half of the number of members. If the required number of members is not present, a second assembly may be convened in the same manner at least two days later, in which the proposed amendment to the statutes must be adopted by a two-thirds majority of valid votes cast.
  3. The proposed amendments must be announced in writing at least seven days in advance. The amendments shall not take effect until a notarial deed is drawn up. The board is authorized to execute the deed.

Article 24. Dissolution

  1. The association may only be dissolved by a decision of the general assembly.
  2. The provisions of Article 23, paragraph 1 and 3, except for the second sentence of paragraph 3, apply accordingly to a proposal for the dissolution of StudSec. It may only take place at a general assembly with a two-thirds majority of valid votes cast, totaling at least eighty percent (80%) of the number of members. In the event of dissolution, the board determines, with prior approval from the general assembly, the destination of any surplus assets in accordance with the goal of StudSec as much as possible.
  3. The surplus assets after liquidation shall revert to those who were members at the time of the dissolution decision. Each of them shall receive an equal share. However, the decision to dissolve may also allocate a different destination to the surplus assets.

Article 25. Final Provisions

  1. The general assembly holds all powers within the association that are not assigned by law or the statutes to other bodies.
  2. Written notification is understood to mean a declaration or request addressed to another by any common means of communication, including electronically.

House Rules

Members

1.1. Admission of Members to the Association

1.1.1. The request for admission as an ordinary member shall only be granted after the membership fee has been paid, upon which they become a candidate member.
1.1.2. A candidate member becomes a full ordinary member upon attendance of a GA or having a proxy attend on their behalf.
1.1.3. A candidate member retains all the same rights as an ordinary member, but does not contribute to the minimum member attendance for a GA decision to be valid.
1.1.4. Article 1.1.3 does not apply for motions to dissolve the association.

1.2. Membership Length

The membership ends, unless otherwise agreed upon, at the end of the academic year.

1.3. Membership Fee Refund

No membership fee will be refunded upon termination of membership.

1.4. Rights of Ordinary Members

The rights of ordinary members are:

1.5. Extraordinary Members

1.5.1. Individuals who require temporary membership to access the benefits of StudSec, such as non-member board members or committee advisors, will have an extraordinary membership that concludes when their role ends.
1.5.2. The request for admission as an extraordinary member shall only be granted through a general assembly decision following a proposal by the board.
1.5.3. The rights of extraordinary members are the same as those of ordinary members, but do not have the rights detailed in articles 1.4.3 and 1.4.4.

1.6. Honorary Members

1.6.1. The rights of Honorary Members are to attend general assemblies and to participate in association activities, unless specified otherwise by the event description.
1.6.2. Honorary members are exempt from membership dues.
1.6.3. An individual may be appointed as an honorary member provided they meet one or more of the following criteria:

1.7. Members of Merit

1.7.1. Members of Merit have the same rights, entitlements, and restrictions as Honorary members specified in 1.6.

1.8. Donor Members

1.8.1. Donor Members have the right to attend general assemblies and participate in association activities, unless otherwise specified by the event description.
1.8.2. Donor members are recognized by the board, after they make a financial, unconditional contribution to the association, of at least 10 times the normal membership fee.
1.8.3. Donorship ends under the following conditions:

1.9. Reunionist Members

1.9.1. Reunionists have the right to attend events which explicitly specify their eligibility.
1.9.2. An individual may be appointed as a reunionist provided they meet the following criteria:

The Board

2.1. Duty of the Board

The board is tasked with the explanation and upkeep of the statutes and house rules, and with the implementation of decisions made by the general assembly. The board is accountable to the general assembly.

2.2. Tasks of the Board

The tasks of every board member are to be discussed with their fellow board members, with the constraint that at least all the following tasks are to be fulfilled:

It also applies that tasks 2.2.1 and 2.2.2 are part of the function of chairperson, tasks 2.2.3, 2.2.4, 2.2.5, and 2.2.6 are part of the function of secretary, and tasks 2.2.7 and 2.2.8 are part of the function of treasurer.

2.3. First General Assembly

Before the 21st of November of every calendar year, a general assembly is to be called. The following points will be discussed there:

At this general assembly, points 2.3.1 to 2.3.3 are to be settled before any other substantive matters.

2.4. Approval for Non-Budgeted Expenses

For non-budgeted expenses that amount to a minimum of 1000€ or 25% of the yearly budget, the board needs the approval of the general assembly.

2.5. Board Vacancies

In the case that vacancies arise in the board that cannot be filled internally, the board is to fill the vacancies as stipulated according to the statutes.

Committees

3.1. Creation of Committees

If deemed necessary or desirable, a committee may be instituted for the purposes of organizing activities or performing duties. A committee can be created by either:

3.2. Disbandment of Committees

If deemed necessary or desirable, a committee may be disbanded for the purposes of financial or operational stability and upkeep, or due to a conflict with the interests of the association, its statutes, or its rules, or if a committee is no longer needed after serving its purpose. A committee may be disbanded by either:

In the event that a committee is disbanded, any budget allocated to it shall be reallocated at the discretion of the Treasurer. A decision for disbandment of a committee by the board may be appealed to the General Assembly.

3.3. Accountability of Committees

The board is responsible for the actions of a committee, and the committee must thus account to the board.

3.4. Internal Communication of Committees

To ensure better communication between the board and committees, a board member will be appointed as liaison for every committee, who is tasked with facilitating communication between the board and that committee.

3.5. Financial Management of Committees

The financial activities of the committees account to the Treasurer.

3.6. Accessibility of Committees

The composition and the division of tasks of each committee must be laid down and made available at all times to members of the committee who wish to take cognizance of it.

Financial Committee

4.1. Eligibility of the Committee

Members of the board are excluded from admission into the financial committee. If a member of the financial committee becomes a member of the board, their membership of the financial committee is terminated.

4.2. Forming of the Committee

The financial committee for the coming book year is decided during the general assembly referred to in article 19 of the statutes.

4.3. Disbandment of the Committee

The financial committee is to be disbanded after approval of the final yearly financial report by the general assembly.

General Assemblies

5.1. Condition for Assemblies

5.1.1. A general assembly is to be called:

5.1.2. A general assembly shall be convened on any valid day, provided it does not fall during academic holidays, on Sundays, or during exam periods.

5.2. Method for Calling a General Assembly

A general assembly must be called for at least ten business days prior to the chosen date. The call for a general assembly should take place as follows:

5.3. Motions to Change Statutes or House Rules

Proposals to amend the statutes or house rules may be submitted by the board or by at least as many members as determined in the statutes. A general assembly must be convened within thirty business days of submission, wherein the proposals will be voted upon.

5.4. Chairperson's Authority and Member Participation

5.4.1. The chairperson gives the word to a member when asked. The chairperson is, however, not required to give the word to the same person about the same subject more than three times, barring general assembly appeal. The chairperson has the right to have a member removed from the general assembly, barring general assembly appeal.
5.4.2. The chairperson is to put all motions to a vote in the order they were submitted to the general assembly, unless the submitter or the general assembly grants an extension as specified in the agenda.

5.5. Voting

5.5.1. A general assembly vote can take place by a show of hands, unless anyone present expresses the preference for a written vote. The chairperson decides the procedure in the case of a written vote. The only written votes that are considered as valid cast votes are ballot sheets that have been filled in by members that are entitled to vote. The established procedure must be complied with.
5.5.2. Written votes are anonymous. Votes involving individuals shall be anonymous.
5.5.3. In case of absence, a member can authorize another member to vote on their behalf by writing to the secretary. This person can also express their vote on a specific agenda item.
5.5.4. Votes of abstinence may be conducted by a show of hands as an alternative to article 15.5 of the statutes.

5.6. Minutes of General Assemblies

The minutes of a general assembly are to be published within four weeks of the general assembly.

Transfer

6.1. Board Dismissal

Before the end of every board year, new board members are chosen, and steps are taken to ensure a smooth board transition. The old board, with the exception of the treasurer, is discharged directly after the switching of the board and transfers its powers. The treasurer is dismissed from office directly after the switching of the board. The treasurer is discharged after the approval of the yearly financial report by the general assembly.

6.2. Board Applications

When a new board is to be chosen, the board is to seek applicants. It is to accomplish this by searching for applicants itself. Every member can also apply as an applicant for the new board during the board year until a date decided by the board. This date is to be made known to members at least twenty business days before its arrival.

6.3. Presentation of Candidate Board

The names of the members of the candidate board are to be presented for at least ten business days. The names of the candidates and the period of presentation are made known to members in writing.

6.4. Proposal of a Counter Board

During the GA where a new board is voted on, members may propose a counter board and hold a runoff election.

6.5. Presentation of a Counter Board

If there are counter-candidates, the board will communicate to the members in writing their names, the place, and the date of voting. This is to happen at least seventy-two hours before the vote. This vote is to be a written vote.

6.6. Voting between Proposals

The board is to be chosen by absolute majority of the amount of cast votes. If no one has received the absolute majority of votes, a revote will take place between the two candidates that have received the most votes. The majority of votes decides in the case of a revote. If the votes are tied, another revote will take place.

Social Event Rules

7.1. Social Event Definition

StudSec recognizes social events organised in the name of the association (such as borrels or Hack N Chills) and their importance as a place and moment for members to meet each other.

7.2. Sober Duty

7.2.1. The board is always ultimately responsible for the course of a social drink and other events with alcoholic consumption organised in the name of the association.
7.2.2. During the entire time frame of a drink or other event involving alcoholic consumption organised in the name of the association, at least one person present remains completely sober. At least one person must be a board member and must make themselves known to the security of the VU as designated sober duty in the case the event is held on campus.
7.2.3. The designated persons for sober duty are also responsible for maintaining awareness regarding social safety to the best of their ability. Members can report cases of discrimination, harassment, or assault during the event to the sober duty person, who must then report the incidents to the Board. Such reports are always classified and restricted to the Board. In the event that an incident involves a Board member, the sober duty person must report the case to the Social Safety Team of the VU.

7.3. Alcohol Dispensing Rules

7.3.1. Members serving alcoholic beverages must recognize intoxicated (drunk) people must not provide them with more alcoholic beverages and must inform the sober duty.
7.3.2. During the entire time frame of a social drink or event involving alcoholic consumption organised in the name of the association, there should always be non-alcoholic beverages available that are cheaper than alcoholic beverages.
7.3.3. Games with the goal of alcoholic consumption are prohibited and it is the board's and the organising committee’s responsibility to enforce this rule.
7.3.4. Canal water is provided free of charge to all attendees at all times if tap water is not available.

Anti-Discrimination and Inclusivity Policies

8.1. Anti-Discrimination Policy

8.1.1. Discrimination of any kind shall not be tolerated within the StudSec association. This includes, but is not limited to, discrimination based on race, gender, sexual orientation, religion, age, disability, or socioeconomic status.
8.1.2. Any form of harassment or bullying, whether verbal, physical, or online, is strictly prohibited. Members are encouraged to report any incidents of harassment or bullying to the board, or to the designated sober duty person during events.
8.1.3. Members who feel they have been discriminated against or harassed can confidentially report the incident to the board. The board is obligated to investigate all reports and take appropriate action, ensuring the reporting member's safety and privacy.

8.2. Inclusivity in Promotion and Advertisement

8.2.1. Advertisement of certain beliefs, religions, or any content that might make a member feel excluded due to their identity shall not be tolerated or promoted with a bias.
8.2.2. If the association chooses to promote any religious or belief-based content, it must be inclusive and promote all other beliefs equally. The aim is to foster an environment of mutual respect and inclusivity.
8.2.3. Official communication channels of the association, including social media, newsletters, and events, should remain neutral and refrain from promoting any single belief, religion, or ideology over others.
8.2.4. All association activities, events, and materials should be accessible to members of all backgrounds and identities, and efforts should be made to accommodate specific needs upon request if it is within the association's control.

Guide: General Assemblies (GA) for Members of StudSec

This document is beholden to the House Rules and Statutes, in the case of conflicting information the Statutes hold president, followed by the house rules.

This guide is designed to help you understand how General Assemblies (GA) work within StudSec, what powers you have as a member, and what actions you can take. This guide references the Statutes and House Rules for clarity.

Purpose of General Assemblies:

General Assemblies (GA) are integral to the functioning of StudSec, providing a platform for decision-making, member participation, and organizational transparency.

Key Items Discussed During GA:

  1. Motions and proposals
  2. Appeals
  3. Voting of new board members
  4. Introduction of new board members
  5. Financial report (ScroogeCie)
  6. Year reports and plans
  7. Additional agenda items added by the board or by members


Member Powers and Participation

  1. Motions:
  1. Proposals:
  1. Appeals:


General Assembly Protocol

Announcement:

Submitting Proposals:

Discussion:

Voting:


Important Articles for Reference


Tips for Effective Participation